Uzaktan çalışma: verimli kılmanın yolları

Uzaktan çalışma sistemi, özellikle pandeminin ortaya çıkmasıyla beraber dünya genelinde oldukça yaygın bir çalışma şekline dönüştü. Evlerin bir odası home-office tarzına bürünürken teknolojinin hızla gelişmesi ve dijital dünyanın büyümesi ile büyük-küçük pek çok şirket çalışanlarına uzaktan çalışma konseptini sunmaya başladı.

Uzaktan çalışmanın zorlu yanları

Dikkat dağıtıcı unsurlar:  İş akışına ve üretkenliğe zarar vererek odaklanma güçlüğüne, zamanı verimli bir şekilde yönetememeye ve dolayısıyla stres ve kaygının artmasına neden olabilir. Yan odadan çocukların sesleri gelirken, üst komşunuz gürültü yaparken veya minik patili dostunuz klavyenin tuşlarına ısrarla basmaya çalışırken dikkatinizi işinizi vermeniz fazlasıyla zorlaşabilir.

Motivasyon sorunları: Geleneksel bir ofis ortamındayken çalışanlar, iş arkadaşlarından, grup liderlerinden veya yöneticilerinden geri bildirim alarak takdir edildiklerini, onaylandıklarını hissedebilir, dolayısıyla bu da onların motivasyonunu artırabilir. Öte yandan, uzaktan çalışma sisteminde bu tür geri bildirimler almak daha zordur ve böylesi bir ortam çalışanların motivasyonlarına, bağlılıklarına ve aidiyet duygularına zarar verebilir.

İş-yaşam dengesi: Aynı yerdeyken iş ve özel yaşamınızı ayırmak zor olabilir. Uzaktan çalışanlar kendilerini daha uzun saatler çalışırken, işten kopmada güçlük çekerken ve kendilerini her zaman ‘görevde’ymiş gibi hissederken bulabilirler. Evden çalışırken ‘mesai saati’ kavramını kaybedebilir, dolayısıyla dengeyi sağlamakta güçlük çekebilirsiniz.

Farklı zaman dilimleri: Farklı zaman dilimlerine sahip çalışanlar arasında herkese uyan bir saatte toplantı ayarlamak ve etkili bir şekilde iş birliği yapmak zor olabilir, bu da hem mesai saatlerinin değişmesine hem de iş-özel hayat dengesinin daha fazla bozulmasına yol açabilir.

İletişim ve iş birliği zorlukları:  Dijital ortamda her zaman istenilen düzeyde iletişimde kalmak kolay değildir ve çeşitli gecikmeler, plansızlıklar yaşanabilir. Bu da ekip uyumuna ve işlerin sürekliliğine, üretkenliğe zarar verebilir.

Sosyal izolasyon: İş yerinde kendinizi sıkılmış ya da bunalmış hissettiğinizde, bir molaya ihtiyacınız olduğunda ya da kahve almaya gittiğinizde en yakın iş arkadaşınızla kısa bir sohbet etmek, modunuzu hızlı bir şekilde yükseltebilir. Ancak, evden çalıştığınızda bu pek mümkün değildir.

Uzaktan çalışma sistemini verimli kılmanın yolları

Düzenli hedefler belirleyin

Düzenli olarak hedefler belirlemek, motive kalmanıza ve hedeflerinize ulaşmaya odaklanmanıza olanak tanıyan bir yön ve amaç duygusunu güçlendirmenize yardımcı olabilir. Günlük, haftalık veya aylık hedeflerinizi tanımlayarak, işiniz için en etkili yol haritasını oluşturabilirsiniz. Bu, aynı zamanda dikkat dağıtıcı unsurları da azaltmanıza yardımcı olabilir, çünkü bir kez hedefinizi bildiğinizde ona doğru daha kolay ilerleyebilirsiniz.

İdeal bir çalışma alanı yaratın

 Eğer, evinizde çalışma odasına çevirebileceğiniz uygun bir odanız varsa burayı küçük bir ofise çevirmeyi düşünebilir veya odanın bir köşesini çalışma alanına dönüştürebilirsiniz. Üretkenliğinizi artırmak ve odaklanmanızı kolaylaştırmak için dikkat dağıtıcı unsurlardan, kalabalıktan, gereksiz eşyalardan uzak, sakin, düzenli, iyi aydınlatılmış bir alan yaratabilirsiniz. 

Bir rutin oluşturun

Bir rutin oluşturmanın en önemli faydalarından biri, öngörülebilirlik ve kontrol duygusu oluşturmaya yardımcı olmasıdır. Gün boyunca tutarlı davranış kalıpları oluşturmak, iş ve yaşamınız üzerindeki kontrolü artırarak yaşadığınız stres ve kaygıyı azaltacak bir yapı sunabilir.

İşlerinizi önce enerjinize, sonra zamanınıza göre önceliklendirin

Şüphesiz ki bazı görev ve sorumluluklar, diğerlerinden daha fazla zaman ve enerji gerektirir, bu nedenle gün boyu dalgalanan enerjiyi en iyi şekilde yönetebilmek önemlidir. Örneğin, bir sunum hazırlamak için daha fazla enerji ve zamana ihtiyacınız varken, maillere dönüş yapmak daha kolay ve pratik olabilir. İşlerinizi en verimli şekilde yönetebilmek için daha fazla enerji gerektiren işlerinizi önceliklendirebilir, zamanınızı buna göre planlaya bilirsiniz. Örneğin, gelecek hafta boyunca tamamlamak istediğiniz görevlerin veya etkinliklerin bir listesini yapabilirsiniz. Bir hafta iyi bir mantıksal planlama birimidir, çünkü hedefleri tamamlayamayacağınız kadar kısa olmamakla birlikte denge sağlayacak kadar da uzundur. 

Asenkron iletişimi kullanın

Eşzamansız iletişim, tüm tarafların aynı anda varlığını veya katılımını gerektirmeyen iletişim yöntemlerini ifade eder ve uzaktan çalışma sisteminde üretkenliği, iş birliğini ve iş-yaşam dengesini desteklemek için güçlü bir araçtır. Özellikle farklı zaman dilimlerine sahip olan ekiplerde verimliliği korumanın etkili bir yoludur. Herkesin aynı anda hazır bulunmasını gerektirmediği için, eşzamansız iletişim kendi iş akışınıza göre çalışmanıza ve sürekli kesintiler olmadan derin işlere odaklanmanıza izin verir. 

Dijital araçlardan faydalanın

Ekip arkadaşlarınız ile ortak bir proje üzerinde çalışabilmek, değişiklikleri izleyebilmek, kolayca iletişim kurabilmek ve iş birliği yapabilmek için uzaktan çalışma sisteminde hepinize fayda sağlayacak dijital araçlardan faydalanabilirsiniz. 

Kendi topluluğunuzu bulun

Daha bağlı ve desteklenmiş hissetmenize yardımcı olacak bir topluluk bulmak, uzaktan çalışmanın önemli bir yönüdür. Fiziksel olarak yalnız olduğunuz bu sistemde, dijital araçlardan faydalanarak sosyal bağlar kurmaya devam edebilirsiniz. Sanal ekipler, anlık mesajlaşmalar, düzenli görüntü aramalar iş arkadaşlarınızla daha yakın ve bağlantıda hissetmenize yardımı olabilir. Ayrıca sektörünüz veya mesleğinizle ilgili çevrimiçi topluluklara veya forumlara da katılarak etkileşiminizi artırabilir, kendinize ekstra destek sağlayabilirsiniz.